Інвентаризація основних засобів в офісі має кілька особливостей, які відрізняють її від інвентаризації на виробництві або на складі. Ось основні моменти, на які слід звернути увагу:
1. Основні засоби в офісі — що це?
У контексті офісу основними засобами є:
- комп’ютери, ноутбуки, монітори
- меблі (столи, стільці, шафи)
- офісна техніка (принтери, сканери, телефони)
- кондиціонери, сейфи, сигналізація
- іноді — елементи інтер’єру, які мають високу вартість
2. Специфіка інвентаризації в офісі
а) Фактичне місцезнаходження
Часто майно переміщується між кабінетами без фіксації — важливо перевіряти реальне розташування.
б) Відповідальні особи
На кожен об'єкт основних засобів має бути призначена матеріально відповідальна особа. Часто цим нехтують — варто оновити накази або угоди.
в) Ідентифікація майна
Обов’язково наявність інвентарного номера на кожному об’єкті. Якщо номери пошкоджені або відсутні — їх слід відновити.
г) Наявність «програмних» активів
Ліцензії на ПЗ теж підлягають перевірці, хоча не завжди обліковуються як ОЗ. Варто перевірити наявність договорів або ключів активації.
3. Документальне оформлення
Наказ про інвентаризацію — визначає склад комісії, строки, об’єкти перевірки.
Інвентаризаційні описи — заповнюються за фактом огляду.
Акти інвентаризації — порівняння фактичних даних з бухгалтерським обліком.
Розпорядчі документи — за підсумками можуть оформлюватися накази про списання, передачу, переміщення.
4. Проблеми, що часто виникають
- комп’ютери без жорстких дисків або з модернізацією — розбіжність вартості
- втрачена техніка, яку не списали — числиться, але фізично відсутня
- дублікати — наприклад, два принтери з однаковими інвентарними номерами
- офісне майно, яке "тимчасово вдома" у співробітників — ризики збереження та обліку