Проведение полной инвентаризации один или два раза в год абсолютно необходимо для правильного контроля складских запасов и минимизации потерь в розничной и оптовой торговле (не говоря уже о том, что это обязательная процедура для бухгалтерского учета).

Но проведение инвентаризации может отнимать у вас много времени, ресурсов и энергии.

Без четкого плана проведения инвентаризации ТМЦ вы столкнетесь с риском серьёзных человеческих ошибок – таких как перессорт, недосчет, пересчет товаров – которые могут стоить вам тысячи долларов, и даже могут привести к потере клиентов.

И без четкого плана успеха вы столкнетесь с риском серьезных человеческих ошибок — таких как перерасчет или перерасчет – которые могут стоить вам тысячи долларов и потерянных клиентов.

Достичь качественного результата, вы можете благодаря четкому плану проведения инвентаризации. Хорошо структурированный процесс инвентаризации будет включать в себя все шаги, необходимые для того чтобы ваши сотрудники работали эффективно, чтобы выявить несоответствия и неточности, сохраняя при этом их вовлеченность в процесс.

Ниже представлены наши рекомендации, для проведения максимально эффективного процесса инвентаризации вашими сотрудниками.

1. Необходимо предварительно составить график инвентаризации, чтобы уменьшить влияние на бизнес-операции.

Найдите оптимальное время для проведения инвентаризации, которое будет позволять вашему персоналу максимально углубиться в процесс, не отвлекаясь на другую работу. Длительные инвентаризации, как правило, лучше всего проводить в периоды спада продаж, или в нерабочее время.

 

2. Приведите в порядок и организуйте свой склад перед выполнением инвентаризации.

Чистый и хорошо организованный склад позволит легко найти и подсчитать запасы товара, и значительно уменьшит вероятность неправильного подсчета и скорость проведения инвентаризации.

 

3. Подготовьте заранее инструменты проведения инвентаризации.

Прежде чем начать инвентаризацию, убедитесь, что у вас готовы инструменты проведения подсчета. Если вы используете терминалы сбора данных – проверьте работоспособность оборудования и ПО, подготовьте справочник товаров, зарядите батареи и т.п. Если инвентаризация проводится вручную – убедитесь в наличии ведомостей для подсчета товаров, ручек, калькуляторов.

Вам может понадобиться больше или меньше инструментов, чем перечислено выше, но это должно дать вам общее представление о том, что обычно требуется для проведения эффективного процесса инвентаризации.

 

4. Используйте только актуальные данные для инвентаризаций.

Цель проведения полной инвентаризации – получение точных результатов о фактическом наличии товарных запасов. Результаты инвентаризации необходимо сравнить с данными из учетной системы, чтобы получить отчет о расхождениях между плановым и фактическим количеством товаров.

Поэтому, для получения корректного отчета, вам необходимо использовать правильные данные для сравнения. Не забудьте исключить из товарных остатков товар, который уже продан клиентам, но еще не отгружен, а также ТМЦ которые уже находятся на вашем складе, но еще не оприходованы в учетной системе.

Товары, которые отгружены в системе, но еще не отправлены, по сути, больше не ваши. Обработка ТМЦ, которые не были добавлены в систему управления запасами, — это отдельная задача, которую не нужно выполнять во время инвентаризации.

 

5. Дайте всем четкие цели и обязанности.

Руководитель или ответственный сотрудник должен постоянно контролировать процесс инвентаризации. Они должны иметь список того, что должно быть подсчитано и что должно быть на их складе, чтобы они могли точно проверить работу складов.

Сотрудники, выполняющие подсчет продукции должны знать, какие группы товаров предстоит посчитать. Кроме того, руководители должны убедиться, что нет отвлекающих факторов – что сотрудники, выполняющие подсчет продукции, не отвлекают себя своими телефонами или слишком частыми разговорами.

В то же время, если процесс инвентаризации будет длительным, необходимо запланировать перерывы, чтобы сотрудники, считающие товар, не делали слишком много ошибок.

 

6. Определите, какой товар вы считаете и как вы его считаете.

Если у вас склад, с большим количеством разных наименований, вам необходимо определить какие сотрудники будут считать конкретные типы товаров и в каком порядке.

Затем создайте четкий план подсчета продукции.

Затем создайте четкую систему для того, как они должны физически рассчитывать ваш запас.

Например, как правило, вся продукция подсчитывается по стеллажам сверху вниз, слева направо. Подсчитанные товары отмечаются ручкой или стикером, чтобы визуально было видно какой товар уже подсчитан. С подобным подходом, ваша инвентаризация пройдет более организовано, быстро и качественно.

 

7. Откройте и посчитайте абсолютно все — никаких догадок не допускается.

Если у вас есть коробка, на которой указано что она содержит 10 единиц товара, не просто возьмите эту цифру, а откройте коробку и пересчитайте продукцию, убедиться, что она содержит именно это количество.

Ваш процесс инвентаризации должен быть нацелен на получение максимально точного результата, что означает, что вы не должны опираться на данные упаковки. Любые расхождения между данными на упаковке и фактическом количестве должны быть отмечены, для последующего контроля качества и выявления причин подобных случаев.   

 

8. Проведите переоценку продукции.

После того, как вы посчитали все ваши ТМЦ, убедитесь, что у вас актуальные цены всю продукцию.

Исключите из суммы бракованные, просроченные или неликвидные товары, или произведите переоценку продукции.

 

9. Разработайте инструменты минимизации потерь на вашем складе.

Во время процесса инвентаризации вы можете обнаружить, что товары, которые, по вашему мнению, находились на вашем складе, на самом деле отсутствовали, и что на вашем складе есть бракованные или испорченные ТМЦ, о которых вы не знали. Так же вы можете обнаружить излишки продукции, которая просто не продается.

С помощью этих данных вы можете принять меры и оптимизировать работу склада и внутренние процессы закупки и отгрузки продукции.

Один из надежных способов оптимизировать складскую логистику – это сокращение запасов и избавление от излишков.

 

10. Постоянно оптимизируйте процесс инвентаризации.

Процесс инвентаризации на вашем предприятии не должен быть формальным набором процедур; он должен постоянно совершенствоваться.

Вы можете рассмотреть вопрос инвестиций в новые технологии для автоматизации складских процедур и процесса инвентаризации. Так же вы можете использовать услуги независимой инвентаризации, профессиональной командой.

 

Компания «ИнвенториПРО» — оказывает услуги в области проведения профессиональных инвентаризаций на всей территории Украины, и за ее пределами. Мы обладаем уникальным опытом проведения инвентаризаций любого масштаба. Наша команда проходит жесткий отбор, регулярную сертификацию в собственном учебном центре. Мы обладаем уникальными техническими средствами и программным обеспечением, которое позволяет быстро и качественно провести инвентаризацию любого уровня сложности.

 

Проведение профессиональных инвентаризаций

Получите бесплатную консультацию

Контакты