Подготовка к проведению ревизии. Порядок проведения.

Далеко не все знают, что инвентаризация ТМЦ является наиболее эффективным инструментом наблюдения за деятельностью компании. Этот процесс является обязательным, с точки зрения законодательства, и необходимым для ведения успешной деятельности предприятия в целом.

Принципы осуществления точной ревизии. Для чего нужна инвентаризация.
Инвентаризация (или ревизия) — это проверка соответствия фактических данных и учетных данных в бухгалтерском учете. В статье 10 Закона Украины № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» сказано, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются владельцем (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.

В пункте 12 Постановления КМ от 28.02.2000 № 419 «Об утверждении Порядка представления финансовой отчетности» сказано, что перед составление годовой финансовой отчетности обязательное проведение инвентаризации (ревизии) активов и обязательств предприятий.

 

Проведение ревизий, также обязательно в случаях:

  • Передачи имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразования государственного предприятия в акционерное общество;
  • Смены материально-ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
  • Выявления фактов воровства или злоупотреблений, порчи ценностей, а также при предписании судебно-следственных органов;
  • Пожара, стихийного бедствия или техногенной катастрофы;
  • Ликвидации предприятия, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

Предприятия, которые расположены на временно оккупированных территориях и/или на территории проведения антитеррористической операции или структурные подразделения (отдельное имущество) которых находятся на такой территории, проводят инвентаризацию в случае возможности безопасного и беспрепятственного доступа уполномоченных особ к активам, первичным документам и реестров бухгалтерского учета, в которых отражены обязательства и собственный капитал предприятий.
Следовательно, инвентаризация — это инструмент, обеспечивающий достоверность данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия.

 

В случае, если инвентаризация не проводится, на основании статьи 164-2 Кодекса Украины об административных нарушениях, может повлечь наложение штрафа от восьми до пятнадцати не облагаемых минимумов доходов граждан. Те же действия, совершенные лицом, которое в течение года было подвергнуто административному взысканию – влекут за собой наложение штрафа от десяти до двадцати не облагаемых минимумов доходов граждан.

Многие забывают, что результаты инвентаризации не просто бухгалтерский инструмент, но и один из самых эффективных механизмов управления запасами ТМЦ (товарно-материальных ценностей). В процессе инвентаризации, зачастую удается не просто установить фактическое количество продукции, но и выявить проблемы в бизнес-процессах предприятия. Так, при проведении инвентаризации, выявляются проблемы с приемом продукции, маркировкой товаров, нарушениями в условиях хранения, возможные проблемы с перемещениями (трансферами) товаров, появляется возможность произвести оценку состояния ТМЦ, обеспечить контроль сроков годности или провести контроль цен на продукцию предприятия. Эти данные позволяют эффективно управлять складскими операциями при обеспечении заказов новой продукции или отгрузки существующей.

 

Учитывая задачи, которая способна решить качественно-проведенная ревизия, ее значение трудно переоценить.

 

 

Когда проводится инвентаризация предприятия

Проведение инвентаризации обеспечивается владельцем (владельцами) или уполномоченным органом (должностным лицом), осуществляющим руководство предприятием в соответствии с законодательством и учредительными документами который создает необходимые условия для ее проведения, определяет объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия. При инвентаризации активов и обязательств проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние, соответствие критериям признания и оценка. При этом обеспечивается:

  • выявление фактического наличия активов и проверка полноты отражения обязательств, средств целевого финансирования, расходов будущих периодов;
  • установление излишка или недостачи активов путем сопоставления фактического их наличия с данными бухгалтерского учета;
  • выявление активов, которые частично утратили свое первоначальное качество и потребительское свойство, устаревших, а также материальных и нематериальных активов, которые не используются, неиспользованных сумм обеспечения;
  • выявление активов и обязательств, не соответствующих критериям признания.

Сплошной инвентаризацией охватываются все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения, в том числе предметы, переданные в аренду, лизинг или находящиеся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния. Также инвентаризации подлежат активы и обязательства, которые учитываются на вне балансовых счетах, в частности ценности, не принадлежащие предприятию, но временно находящиеся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже), условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) предприятия (залоги, гарантии, обязательства, прочее), бланки документов строгой отчетности, другие активы.

 

Проведение инвентаризации обязательно:

  • перед составлением годовой финансовой отчетности;
  • в случае передачи имущества государственного предприятия или бюджетного учреждения в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, преобразовании государственного предприятия, передачи государственного предприятия (его структурных подразделений) или бюджетного учреждения в сферу управления другого органа управления (на дату передачи), кроме передачи в пределах одного органа управления, в других случаях, определенных законодательством;
  • в случае смены материально ответственных лиц, а также в случае изменения руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более половины его членов или по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) при коллективной (бригадной) материальной ответственности (в день приема-передачи дел) в объеме активов, находящихся на ответственном хранении;
  • в случае установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей (на день установления таких фактов) в объеме, определенном руководителем предприятия;
  • по решению суда или на основании надлежащим образом оформленного документа органа, который в соответствии с законом имеет право требовать проведения такой инвентаризации. В этих случаях инвентаризация должна начаться в срок и в объеме, указанных в должным образом оформленном документе этих органов, но не ранее дня получения предприятием соответствующего документа;
  • в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (на день после окончания явлений) в объеме, определенном руководителем предприятия;
  • в случае прекращения;
  • в случае перехода на составление финансовой отчетности по международным стандартам (на дату такого перехода);
  • в других случаях, предусмотренных законодательством.

Предприятия, находящиеся на временно оккупированной территории и/или на территории проведения антитеррористической операции (или их структурные подразделения (обособленное имущество) находящееся на указанных территориях), проводят инвентаризацию в случаях, обязательных для ее проведения, тогда, когда станет возможным обеспечить безопасный и беспрепятственный доступ уполномоченных лиц к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, в которых отображены обязательства и собственный капитал этих предприятий.

Указанные предприятия обязаны провести инвентаризацию по состоянию на 01 число месяца, наступающего за месяцем, в котором исчезли препятствия доступа к активам, первичным документам и регистрам бухгалтерского учета, и отобразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете соответствующего отчетного периода.

В случае получения отказа поставщика удовлетворить претензию относительно недогрузки товаров или получения от покупателя претензии относительно недогрузки товаров проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены указанные претензии.

 

Организация и основные правила проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации на предприятии распорядительным документом руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия из представителей аппарата управления предприятия, бухгалтерской службы (представителей внешней компании, оказывающей услуги независимых инвентаризаций, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности — физического лица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета на предприятии на договорных началах) и опытных работников предприятия, знающих объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры). Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия.

В тех случаях, когда бухгалтерский учет ведется непосредственно руководителем предприятия, инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия самостоятельно.

По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут быть включены члены ревизионной комиссии хозяйственного общества.

Инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и в присутствии материально ответственного лица.

На предприятии, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Материально ответственные лица не включаются в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении.

До начала проверки фактического наличия активов:

  • проверяется исправность всех весоизмерительных приборов;
  • завершается обработка всех документов относительно движения активов и формируются последние на момент инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении активов;
  • определяются остатки на дату инвентаризации;
  • активы группируются, рассортировываются и раскладываются по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета (в случае проведения внезапных инвентаризаций это делается в присутствии инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии)).

Председатель инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) визирует все приходные и расходные документы, которые прилагаются к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на (дата)». Для бухгалтерской службы эти документы являются основанием для определения остатков активов на начало инвентаризации по данным учета.

Материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны.

Наличие активов при инвентаризации устанавливается путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Перевес, обмер, подсчет проводятся в порядке размещения активов в помещении, где они хранятся. Определение веса (объема) навалочных материалов может проводиться на основе обмеров и технических расчетов. Акты обмеров и расчеты прилагаются к инвентаризационной описи.

Если инвентаризация активов в помещении, где они хранятся, не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение следующих дней. После того, как инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) оставила это помещение, председатель инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) опечатывает его пломбиратором.

В случае хранения активов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение опечатывается пломбиратором.

Если материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии), которая после проверки указанных фактов и их подтверждения производит исправление ошибок.

По окончании инвентаризации, проведенной рабочими инвентаризационными комиссиями, инвентаризационной комиссией с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц могут проводиться контрольные проверки, но обязательно до открытия склада, где проводилась инвентаризация. При этом проверяются по инвентаризационной описи наиболее существенные по стоимости активы и пользующиеся повышенным спросом.

В случае выявления значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной инвентаризации.

Инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости оформляются в соответствии с требованиями, установленными Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года N 88. Материалы инвентаризации могут быть заполнены как рукописным способом, так и с помощью электронных средств обработки информации.

Акты инвентаризации заполняются с учетом объектов инвентаризации, при этом должны быть обеспечены их идентификация и сопоставление с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственными лицами. При этом материально ответственные лица дают расписку, в которой подтверждается, что проверка активов состоялась в их присутствии, в связи с чем претензий к членам комиссии они не имеют, и что они принимают на ответственное хранение перечисленные в описи активы. При проведении инвентаризации в случае смены материально ответственного лица и лицо, принимающее активы, дает расписку о получении активов, а то, которое передает, — о передаче активов.

Материалы инвентаризации (описи, акты, сличительные ведомости, протоколы) оформляются не менее чем в двух экземплярах.