Spis biura porównuje rejestr ze stanem faktycznym. Identyfikatory, lokalizacje i inne uzgodnione dane pozwalają odróżnić brakujące aktywa od przemieszczonych lub błędnie opisanych.
1. Czym są środki trwałe w biurze?
Środki trwałe w biurze mogą obejmować:
- komputery, laptopy i monitory
- meble: biurka, krzesła i szafy
- sprzęt biurowy: drukarki, skanery i telefony
- klimatyzatory, sejfy i alarmy
- niekiedy kosztowne elementy wyposażenia wnętrz
2. Specyfika inwentaryzacji biura
a) Faktyczna lokalizacja
Majątek bywa przenoszony między pokojami bez aktualizacji ewidencji, dlatego trzeba sprawdzić rzeczywistą lokalizację.
b) Osoby odpowiedzialne
Odpowiedzialność za każdy składnik majątku powinna być przypisana i udokumentowana. Nieaktualne zarządzenia lub umowy warto zweryfikować.
c) Identyfikacja majątku
Sprawdź numer inwentarzowy każdego obiektu. Brakujące lub uszkodzone oznaczenia odtwórz według uzgodnionej procedury.
d) Aktywa związane z oprogramowaniem
Licencje również wymagają sprawdzenia, choć nie zawsze zalicza się je do środków trwałych. Sprawdź umowy i klucze aktywacyjne.
3. Dokumentacja
Zarządzenie o inwentaryzacji: określa komisję, terminy i przedmiot kontroli.
Arkusze spisowe: wypełniane na podstawie oględzin.
Dokumenty rozliczenia: porównują ustalenia faktyczne z ewidencją księgową.
Dokumenty pokontrolne mogą obejmować decyzje o likwidacji, przekazaniu lub przesunięciu.
4. Częste problemy
- komputery bez dysków lub po modernizacji: możliwe różnice wartości
- utracony sprzęt nadal w ewidencji, bo nie został odpisany
- duplikaty, np. dwie drukarki z tym samym numerem
- sprzęt tymczasowo w domach pracowników: ryzyko utraty i błędów ewidencji