Ofis sayımı varlık kayıtlarını fiilen mevcut kalemlerle karşılaştırır. Kimlik, konum ve diğer veriler, kayıp varlıkları taşınmış veya yanlış tanımlanmış olanlardan ayırır.
1. Ofiste sabit kıymet nedir?
Ofis sabit kıymetleri şunları içerebilir:
- bilgisayarlar, dizüstüler ve monitörler
- mobilyalar: masalar, sandalyeler ve dolaplar
- ofis ekipmanları: yazıcılar, tarayıcılar ve telefonlar
- klimalar, kasalar ve alarm sistemleri
- bazı durumlarda yüksek değerli iç mekân donanımları
2. Ofis sayımının özellikleri
a) Fiilî konum
Varlıklar kayıt güncellenmeden odalar arasında taşınabilir; bu nedenle fiilî konum kontrol edilmelidir.
b) Sorumlu kişiler
Her varlık için sorumluluk atanmalı ve belgelenmelidir. Kayıtlar eskiyse ilgili talimat veya anlaşmalar gözden geçirilmelidir.
c) Varlık tanımlama
Her kalemin envanter numarasını kontrol edin. Eksik veya hasarlı etiketler belirlenen yönteme göre yenilenmelidir.
d) Yazılım varlıkları
Yazılım lisansları her zaman sabit kıymet sayılmasa da kontrol edilmelidir. Sözleşmeleri ve etkinleştirme anahtarlarını inceleyin.
3. Belgelendirme
Sayım talimatı: komisyonu, tarihleri ve kontrol edilecek varlıkları belirler.
Sayım listeleri: fiziksel incelemeye göre doldurulur.
Sayım karşılaştırma belgeleri: fiilî bulguları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır.
Sonuçlara göre kayıttan düşme, devir veya transfer talimatları düzenlenebilir.
4. Sık karşılaşılan sorunlar
- diski eksik veya yükseltilmiş bilgisayarlar: olası değer farkları
- kayıttan düşülmediği için kayıtlarda kalan kayıp ekipman
- aynı envanter numarasına sahip iki yazıcı gibi mükerrer kayıtlar
- çalışanların evindeki geçici ofis ekipmanı: koruma ve kayıt riskleri